Guía de usuario Nexus ISO

En el panel izquierdo de la app, haga clic en Empresas Cliente. Verá el listado de todas las empresas que gestiona. Si es la primera vez, estará vacío.

Aparece el formulario inline directamente en la página. Complete los campos obligatorios:

La clase de riesgo determina qué estándares mínimos aplican según la Res. 0312/2019. Use la tabla de referencia:

Clic en Guardar. La empresa aparece en el dropdown del topbar. Selecciónela allí para que todos los módulos operen sobre ella. Siempre verifique qué empresa está activa antes de registrar información.

El dropdown en la parte superior muestra la empresa activa. Todos los módulos operan sobre la empresa seleccionada. Cambie de empresa en cualquier momento desde allí.

El sidebar izquierdo está organizado por fases: P (Planear) · H (Hacer) · V (Verificar) · A (Actuar) · I (IVC). Cada fase tiene sus módulos. El orden sugerido de implementación es de arriba hacia abajo.

El dashboard muestra KPIs globales: empresas gestionadas, plan activo, cupo usado y rol. Las cards de las 5 fases son accesos directos. La card IVC (roja) indica el estándar de preparación ante visita del Ministerio.

En Fase P del sidebar, clic en Evaluación Inicial 1.2.2. El sistema carga automáticamente los criterios de evaluación según la clase de riesgo de la empresa.

Para cada ítem seleccione: Cumple / No cumple / No aplica. Puede agregar una observación por criterio. El % de cumplimiento se actualiza en tiempo real.

Al finalizar, use el botón Exportar PDF. Este documento es la línea base del SG-SST — guárdelo como evidencia de la fecha de inicio de implementación.

El formulario inline permite redactar el texto de la política. Nexus ISO sugiere el contenido mínimo exigido por el Art. 2.2.4.6.5 del Decreto 1072 (compromiso con la seguridad, mejora continua, cumplimiento normativo, participación de trabajadores).

La política debe incluir: alcance, fecha de vigencia, próxima revisión (mínimo anual) y firmas del representante legal y responsable SST.

Al guardar, la política queda en estado PUBLICADA · VIGENTE con su versión (v1.0). Use Ver PDF para descargar el documento con membrete. Si necesita actualizar, cree una nueva versión — la anterior queda como historial.

La matriz sigue la metodología GTC 45:2012. Primero defina los procesos/áreas de la empresa (ej: Producción, Administrativo, Almacén).

Para cada proceso, agregue los peligros identificados con: tipo de peligro (biológico, físico, químico, biomecánico, psicosocial, condiciones de seguridad), fuente, descripción y efectos posibles.

Para cada peligro complete: probabilidad (muy alto/alto/medio/bajo) × consecuencia → el sistema calcula automáticamente el nivel de riesgo (I, II, III, IV) y si es aceptable o no aceptable.

Para riesgos no aceptables, registre controles siguiendo la jerarquía: Eliminación → Sustitución → Controles de ingeniería → Controles administrativos → EPP. Asigne responsable y fecha.

El Decreto 1072 exige objetivos medibles coherentes con la política. Ejemplos típicos: reducir accidentalidad en X%, lograr 100% de capacitaciones programadas, mantener cumplimiento Res. 0312 por encima del 80%.

Cada objetivo requiere: meta cuantificable, indicador de medición, frecuencia de seguimiento, responsable y recursos asignados.

Los objetivos se conectan automáticamente con el Plan Anual SG-SST (Fase H). Al crear actividades en el plan, puede asociarlas al objetivo correspondiente para trazar el avance.

Nexus ISO carga automáticamente las normas aplicables al SG-SST colombiano: Decreto 1072/2015, Res. 0312/2019, Res. 1401/2007, Ley 1562/2012 y más. Filtre por tipo (Decretos / Resoluciones / Leyes) o por estado.

Para cada norma, cambie el estado en el dropdown: Cumple / No cumple / Pendiente / No aplica. El porcentaje de cumplimiento global se actualiza automáticamente en los KPIs del tope.

Clic en Detalle de cualquier norma para registrar: evidencia documental, responsable del cumplimiento, fecha de verificación y observaciones. Esta información aparece en el expediente técnico.

Use Exportar Excel (botón en la esquina superior derecha) para obtener el normograma completo en formato .xlsx con estados, fechas y responsables — documento que solicitan los inspectores.

Clic en + Nuevo plan anual. Defina el año de vigencia y el responsable general del SG-SST. Puede tener un plan por año por empresa.

Por cada actividad registre: nombre, objetivo asociado, responsable, recurso necesario, mes(es) de ejecución (toggle en el cronograma de 12 meses) y presupuesto estimado.

Durante el año, actualice el estado de cada actividad: Programada → En ejecución → Ejecutada / No ejecutada. El % de cumplimiento del plan se refleja en los Indicadores (Fase V).

Al tener el plan aprobado, use el signature pad para firmar digitalmente y descargue el PDF con membrete. Este documento es exigido por la Res. 0312/2019 estándar 2.3.1.

Un programa agrupa varias sesiones bajo un mismo tema (ej: "Inducción SST 2026"). Defina el nombre, tipo (inducción / reinducción / específica), objetivo y responsable.

Cada sesión tiene: fecha, duración, lugar, facilitador y contenido temático. El estado pasa de Programada a Realizada al cerrarla.

Al cerrar la sesión, registre los asistentes (nombre, cargo, firma digital) y la calificación de eficacia. Los asistentes que superen el umbral reciben un certificado PDF descargable.

Las plantillas definen qué se inspeccionará (instalaciones, equipos, EPP, orden y aseo, etc.). Incluya los ítems a verificar con criterios de cumplimiento. Reutilice la misma plantilla para inspecciones periódicas.

Desde la plantilla, cree una inspección con fecha y inspector. Responda cada ítem con Cumple / No cumple / N/A y registre hallazgos con descripción, foto (URL) y ubicación.

Al cerrar, el sistema genera automáticamente el Acta de Inspección en PDF. Los hallazgos críticos pueden convertirse directamente en Acciones Correctivas en la Fase A.

El plan cubre: amenazas identificadas (incendio, sismo, evacuación, HAZMAT), brigada de emergencias con sus integrantes y simulacros programados con fechas y escenarios.

Agregue brigadistas con su tipo (básico/intermedio/avanzado), fechas de capacitación y vigencia de certificados. El sistema alerta cuando las certificaciones están próximas a vencer.

Al cerrar un simulacro, califíquelo (excelente/bueno/regular/deficiente). Si la calificación es deficiente, el sistema crea automáticamente una Acción Correctiva en Fase A con prioridad alta.

Nexus ISO carga automáticamente los indicadores exigidos por el Art. 30 del Decreto 1072: Tasa de accidentalidad, Prevalencia e incidencia de enfermedad laboral, Ausentismo laboral, Mortalidad por AT y Frecuencia de accidentes.

Para cada período ingrese los datos reales: número de accidentes, días perdidos, horas trabajadas, número de trabajadores. El sistema calcula automáticamente las tasas y las compara con el período anterior.

La vista anual muestra la evolución de cada indicador en gráfica. Los indicadores fuera de meta se destacan en rojo y pueden vincularse a Acciones Correctivas. Este análisis es input obligatorio de la Revisión por la Dirección.

Defina: alcance (qué fases/módulos se auditan), criterios (Decreto 1072, Res. 0312), equipo auditor, fechas de apertura y cierre planificadas.

Por cada hallazgo indique: tipo (conformidad / no conformidad / observación / oportunidad de mejora), proceso auditado, evidencia y severidad. Las no conformidades se convierten automáticamente en Acciones Correctivas.

Al cerrar la auditoría use el botón ⤴ Promover a NC en los hallazgos de no conformidad para que pasen automáticamente al módulo de No Conformidades (Fase A) con código NC-YYYY-NNN asignado.

Complete los datos del evento: fecha/hora, trabajador involucrado, tipo (accidente/incidente/enfermedad), descripción del evento, parte del cuerpo afectada y días perdidos.

Registre causas inmediatas (actos y condiciones inseguras) y causas básicas (factores personales y de trabajo) siguiendo la Resolución 1401/2007. El sistema guía el análisis causal.

Use el botón FURAT PDF para obtener el formulario en el formato oficial del Ministerio del Trabajo (Decreto 1295/1994 Art. 62), listo para radicar ante la ARL. Incluye todos los campos requeridos.

Al cerrar la investigación, las medidas correctivas se registran como Acciones Correctivas con origen_tipo = 'accidente' en Fase A. El sistema las vincula automáticamente al accidente investigado.

Cree la revisión con: fecha de la reunión, participantes (alta dirección, responsable SST, COPASST), lugar y objetivo. La frecuencia mínima es anual.

Las entradas son los insumos de la revisión: resultados de auditorías, indicadores del período, resultados de la evaluación inicial, estado de acciones correctivas, incidentes/accidentes, cambios normativos y recursos disponibles.

Las salidas son las decisiones de la alta dirección: cambios a la política, nuevos objetivos, recursos aprobados, compromisos con fechas y responsables. Cada salida puede vincularse a una Acción Correctiva o de Mejora en Fase A.

Al cerrar la revisión, descargue el Acta de Revisión por la Dirección en PDF con firmas de los asistentes. Este es uno de los documentos más solicitados en visitas del Ministerio.

Nexus ISO usa una tabla polimórfica: una sola lista de acciones con distintos orígenes. Se generan automáticamente desde: Auditoría (hallazgos), Investigación AT (causas), No Conformidades, Emergencias (simulacros deficientes) o manualmente desde este módulo.

Cada acción pasa por estados: Propuesta → En ejecución → Cerrada (eficaz) / Cerrada (ineficaz). Asigne responsable, fecha límite y prioridad (alta/media/baja). Las vencidas se destacan en rojo.

Para cerrar una acción, registre la evidencia de eficacia (descripción de lo realizado, documentos adjuntos) y defina si fue eficaz o no. Las ineficaces generan automáticamente una nueva acción de seguimiento.

Puede crear una NC manualmente o promoverla desde un hallazgo de auditoría (botón ⤴ Promover a NC). Cada NC recibe el código NC-YYYY-NNN y se vincula a su Acción Correctiva AC-YYYY-NNN.

Registre: requisito normativo incumplido (ej: Dec. 1072 Art. X), descripción del hallazgo, severidad (menor/mayor/crítica), si es recurrente y la corrección inmediata aplicada.

Al implementar la acción correctiva, cierre la NC marcando Eficaz o Ineficaz con evidencia. Las NCs recurrentes quedan marcadas para análisis en la Revisión por la Dirección.

A diferencia de las Acciones Correctivas (que responden a un hallazgo), las oportunidades de mejora son proactivas: mejoras identificadas antes de que se conviertan en problemas. Registre la fuente, descripción y beneficio esperado.

Igual que las acciones correctivas: asigne responsable, fecha y prioridad. El tablero de Mejora Continua muestra el estado de todas las oportunidades con filtros por recurrencia y tendencia.

Nexus ISO trae los 60 estándares mínimos de la Res. 0312/2019 organizados por ciclo PHVA. El porcentaje máximo es 100 puntos. La calificación inicial (sin evidencias) parte de 0%.

Para cada estándar indique si Cumple (suma el puntaje asignado) o No cumple. Adjunte el documento o evidencia que lo soporta. La puntuación total se actualiza automáticamente.

Según la Res. 0312/2019 Art. 28, la calificación determina el plan de acción:

Puntaje	Estado	Acción requerida
≥ 86%	✅ Aceptable	Mantener y mejorar
61%–85%	⚠️ Moderadamente aceptable	Plan de mejoramiento
≤ 60%	🔴 Crítico	Plan inmediato + Ministerio

El botón Generar expediente técnico consolida toda la información de la empresa en un PDF único: datos generales, autoevaluación de 60 estándares, documentos de cada fase y estado de cumplimiento.

El PDF incluye: portada con datos de la empresa y consultor, Fase P (política, IPER, objetivos, matriz legal), Fase H (plan anual, capacitaciones, emergencias), Fase V (indicadores, auditorías), Fase A (acciones, NCs) y tabla de los 60 estándares con puntaje.

Si su cuenta está en período de prueba, el expediente incluye la marca de agua "DEMO". Active un plan pagado para generar el expediente sin marca de agua, listo para presentar oficialmente.

Es el repositorio centralizado de todos los documentos del SG-SST de la empresa: políticas, IPER, planes anuales, actas, evidencias de capacitación, procedimientos, etc. Cumple la obligación de archivo y retención documental exigida por la Res. 0312/2019 §2.5.1 y el Decreto 1072/2015 Cap. 6. Permite a empresas con SG-SST en mantenimiento subir sus documentos existentes para diagnóstico y seguimiento.

Vaya a Hacer → Expediente Documental → botón + Subir archivo. Formatos aceptados: PDF, Word (.docx), Excel (.xlsx), PowerPoint (.pptx), imágenes (PNG, JPG). Tamaño máximo: 25 MB por archivo. Asigne un título descriptivo, seleccione la categoría (política, IPER, procedimiento, etc.) y opcionalmente mapee el archivo al estándar Res. 0312 correspondiente para tracking de cobertura.

Cada documento puede tener múltiples versiones. Use el botón 📤 Nueva versión para subir una actualización sin perder el historial. El sistema registra quién subió cada versión, cuándo y desde qué IP. La versión activa es la que se envía al motor IA para análisis.

Archivos: lista de todos los documentos con estado (Vigente, Vencido, En revisión, Borrador) y acciones (descargar, nueva versión, editar, eliminar). Por estándar Res. 0312: vista de los 60 estándares indicando cuáles tienen documentos mapeados. KPIs: totales de almacenamiento, cobertura y fechas. 🤖 Diagnóstico IA: análisis automático del contenido. 📊 Dashboard Res. 0312: estado de cumplimiento por estándar.

Los archivos físicos se almacenan fuera de public_html (carpeta privada del servidor). Solo son accesibles vía el endpoint autenticado de descarga — no hay URL directa predecible. El nombre físico es un UUID v4 aleatorio; el original solo está en la base de datos. Multi-tenancy: un consultor solo puede ver los archivos de sus propias empresas.

El motor lee todos los documentos del Expediente Documental (PDF, Word, Excel) y evalúa automáticamente el nivel de conformidad de la empresa con los 60 estándares mínimos de la Resolución 0312/2019. Genera: porcentaje global, desglose por ciclo PHVA, estado de cada estándar (Cumple/Parcial/No cumple/Sin evidencia), lista de brechas con norma incumplida, fortalezas, y plan de acción priorizado.

Antes de generar el diagnóstico: (1) Seleccione la empresa en el selector superior. (2) Vaya a Expediente Documental → Archivos y suba al menos 1 documento con estado Vigente. (3) Vaya al tab 🤖 Diagnóstico IA y presione Generar diagnóstico IA. El proceso tarda 30–90 segundos según la cantidad y tamaño de los archivos.

Cada plan tiene una cuota mensual de diagnósticos por empresa: Trial/Basic: 1/mes, Pro: 5/mes, Enterprise: 20/mes. La barra de cuota es visible en el tab. Al terminar el mes, la cuota se reinicia automáticamente.

La clasificación final sigue el Art. 28 Res. 0312/2019: ≥ 86 puntos → Aceptable (aprobado para visita IVC), 61–85 → Moderadamente aceptable (requiere plan de mejora), ≤ 60 → Crítico (riesgo de sanción). El diagnóstico es orientativo — revise con un profesional SST antes de usarlo oficialmente.

Todos los resultados del Diagnóstico IA incluyen el aviso "Sugerencia IA — revise antes de aprobar". El análisis es orientativo y no reemplaza una auditoría formal realizada por un profesional certificado en SST. Úselo como herramienta de diagnóstico rápido y punto de partida para su plan de mejora.

Disponible en el tab 📊 Dashboard Res. 0312 del Expediente Documental (requiere diagnóstico IA previo). Muestra una tabla completa de los 60 estándares agrupados por ciclo PHVA, con el estado asignado por la IA (✓ Cumple, ◑ Parcial, ✗ No cumple, ? Sin evidencia), los puntos obtenidos vs. máximos, la brecha específica y la acción sugerida con plazo.

En cada estándar con estado "No cumple" o "Parcial" aparece el botón + Acción correctiva. Al hacer clic, se abre un formulario inline pre-relleno con la descripción de la brecha y la acción sugerida por la IA. Complete el responsable y la fecha de compromiso y guarde. La acción queda registrada en el módulo de Acciones Correctivas (Fase A) con origen_tipo='otro' y referencia al estándar.

1. Suba todos los documentos SG-SST al Expediente Documental. 2. Genere el Diagnóstico IA. 3. Vaya al Dashboard Res. 0312. 4. Para cada brecha de impacto alto → cree una acción correctiva. 5. Genere el Informe PDF para presentar a la gerencia o a la ARL. 6. Una vez implementadas las acciones, suba los documentos actualizados y genere un nuevo diagnóstico para medir el avance.

Después de generar un Diagnóstico IA, aparece el botón 📄 Ver informe PDF en el tab Diagnóstico IA y en el Dashboard Res. 0312. Al hacer clic se abre una página HTML optimizada para impresión con toda la información del diagnóstico. Use Ctrl+P (o ⌘+P en Mac) → "Guardar como PDF" para obtener el archivo.

El informe incluye: portada con razón social, NIT, ciudad, clase de riesgo y número de trabajadores · score global de conformidad con clasificación · desglose por ciclo PHVA · resumen ejecutivo · fortalezas identificadas · brechas con norma incumplida e impacto · plan de acción priorizado · tabla de los 60 estándares agrupados por ciclo · 3 campos de firma (Consultor SST, Representante Legal, Responsable SG-SST).

Si su cuenta está en período de prueba, el informe incluye la marca de agua "DEMO" diagonal y una nota legal que indica que el documento no tiene valor probatorio. Active un plan Basic, Pro o Enterprise para generar el informe sin marca de agua, con validez ante el Ministerio del Trabajo y las ARLs.

El informe incluye siempre el aviso "Sugerencia IA — revise antes de aprobar. Este análisis es orientativo y no reemplaza una auditoría formal por profesional certificado en SST." Es responsabilidad del consultor revisar y validar los resultados antes de presentarlos ante autoridades o la empresa cliente.